5 Conseils pour rédiger une procédure qualité efficace et simple

A un moment de votre carrière ou à un autre vous seriez devant la nécessité de rédiger une procédure, cependant les procédures ont une mauvaise réputation, les normes qualité exigeaient une multitude de “paperasse” qui semble bien être inutile, alors que de nombreuses situations requièrent un guide simple et efficace pour faciliter le travail d’un collaborateur, ou faciliter la tâche à son remplaçant pendant son absence pour qu’il puisse exécuter ses tâches vite et bien.

Après tout à quoi servent les procédures ?

Les procédure sont généralement utilisées pour assurer une exécution identique à la précédente, pour un résultat constant dans le temps dans les activités où les femmes et les hommes sont les producteurs des services.  Elles sont utiles lorsque les compétences d’une personne ne lui permettent pas de réaliser une tâche en toute autonomie.

Les procédures sont pertinentes lorsque :

  • Dans les situations où l’erreur n’est pas tolérée pour des questions de coût ou de sécurité
  • Un turn-over important, les employés sont toujours remplacés ponctuellement ou définitivement (les procédures servent de document de formation)
  • Une tâche précise est exécutée rarement par exemple 1 fois par an ou en cas d’incident où l’urgence de la situation ne permet pas un temps à la réflexion
  • Une tâche est complexe
  • L’entreprise souhaite standardiser une pratique (pouvant être conduite de différentes façons)
  • Les mêmes questions reviennent régulièrement

Les 5 conseils pour une procédure simple et efficace

    1.  Concevoir la procédure sur la base d’une structure solide. Une bonne procédure comporte un flux de PDCA qui traite des critères de planification et  des mesures d’évaluation requises pour son bon fonctionnement, l’exécution et les éléments de collecte de données de chaque étape de la procédure, suivis d’étapes de vérification claires pour les cibles prévues et des références à l’action.
    2.  Définir qui fait quoi quand et où avec des critères d’évaluation (critères d’efficacité ou métriques). Assurer vous que  tous les éléments de Quoi, Quoi, Quand et où sont présents dans la procédure.
    3. Assurer vous que la procédure fait partie d’un système de processus métier de base. Une bonne procédure ne fonctionne pas isolément. D’autres processus peuvent être des fournisseurs d’intrants ou de clients des résultats de la procédure.
    4.  Utiliser directement une construction vocale active. Sujet -> verbe -> nom. par exemple. L’opérateur doit verrouiller le panneau de commande. Si vous utilisez une voix passive, vos phrases sont plus longues et les lecteurs se confondent.
    5.  Penser à Inclure des références claires aux documents à l’appui, aux procédures, aux dossiers, aux formulaires, aux manuels, aux instructions de travail, aux aides au travail, aux descriptions de poste ou aux informations sur la conformité. Les références claires peuvent inclure le titre, la date de publication, l’identité du document ou le lieu de stockage. Les procédures fonctionnent avec d’autres documents. En quittant les références, le lecteur aura des difficultés pour déterminer la référence dont vous parlez dans la procédure.

Rappeler vous que vos procédures doivent être utilisées et mises à jour régulièrement. Si vous n’utilisez pas une procédure, pourquoi avez-vous une? La seule façon d’assurer des procédures efficaces est de les utiliser régulièrement. Comment quelqu’un sait-il si une procédure est utilisée? Vérifiez le numéro de révision. Si vos procédures ont 10 ans et qu’elles sont encore en révision une, vous ne les utilisez probablement pas. À moins, rien n’a changé dans votre entreprise au cours des dix dernières années !

 

janvier 30, 2018

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