5 Leçons en gestion de projet tirées de 2018

L’année 2018 était remplie de tant de choses qui étaient… pas géniales? Terrifiantes? Il est difficile de trouver les mots justes. En 2018, j’ai cherché à travailler pour me sauver des malheurs du monde. Mais il y avait des points lumineux!

Comme je le fais souvent en début d’année, j’ai pris le temps de réfléchir aux leçons de projet que j’ai apprises l’année dernière. Voici ce que j’ai trouvé:

1- Ce n’est pas la fin du monde, si mon projet échoue.

Il y a longtemps, dans presque tous les domaines dans lesquels j’ai travaillé, on répète: «Ce n’est pas grave, on ne guérit pas le cancer.» C’était réconfortant parce que nous voulons tous avoir l’assurance que si nous faisons quelque chose de mal, nous ne serons pas tous vaincus. Malgré tout, je ne voulais toujours pas être le Chef de projet avec un projet en échec.

Mais 2018 j’ai eu quelques surprises personnelles qui m’ont rendu presque impossible de ne pas avoir un projet échoué – et c’est arrivé. Et je suis, vivant et bien, toujours en train de travailler, toujours avec la confiance de mes équipes et de mes clients. C’est une chose de se dire que c’est bon, et c’en est une autre de faire l’expérience. J’espère que vous n’aurez pas à en faire l’expérience, mais sachez que même lorsque cela se produit, tout ira bien!

2- le cycle V peut toujours servir

La gestion en mode Cascade ou en cycle V a été écarté au profit des principes Agile dans de nombreux projets numériques. En utilisant la méthode Agile, vous parcourez des cycles en continu et travaillez simultanément avec la conception, le développement et les tests. Vous créez des plans de sprint, vous travaillez avec toute l’équipe dès le premier jour et vous créez des ensembles de fonctionnalités au fur et à mesure. En cascade, vous planifiez différentes phases de travail qui se succèdent: de la conception au développement, du développement aux tests, des tests aux lancements. C’est une façon très méthodique de faire des projets que certains considèrent maintenant comme fastidieuse.

J’ai géré un projet vraiment significatif que j’ai géré en 2018, avec un petit groupe de personnes effectuant un travail important pour un organisme à but non lucratif de premier plan. même si je suis un ScrumMaster. J’ai géré tout le projet en utilisant la méthode en cascade, et c’était génial! Et l’équipe a bien aimé.

Cela ne veut pas dire que Agile ne peut tirer d’excellents enseignements pour nos projets en Cascade, car il y en a. Autrefois, une fois le design terminé, les concepteurs passent à d’autres projets et ne verront plus rien jusqu’au lancement. Les ingénieurs d’assurance qualité qui ont assisté à une réunion de lancement du projet, n’entendront plus parler jusqu’à ce que le moment soit venu d’essayer. Ce n’était pas que nous étions insouciants à faire un bon travail, c’était simplement une façon de gérer les choses, en particulier lorsque vous aviez des gestionnaires de ressources qui ne voyaient dans les projets que des lieux où des rôles qui devaient être définis.

Maintenant, même lorsque je gère un projet en Cascade, je m’assure qu’il y a les prérequis et des canaux de communications entre tout le monde à toutes les étapes du projet. Les concepteurs voient ce que font les développeurs et peuvent donner leur avis (avant qu’il ne soit trop tard pour changer de direction), et les ingénieurs en assurance qualité n’ont pas besoin de ce temps de montée en puissance au début de notre phase de test, car ils ont déjà vu des prototypes et été branché depuis le début. C’est toujours du Cascade, mais comme en version amélioré.

3- On n’a pas toutes les réponses

C’est l’une de ces leçons que je réapprends chaque année. Je commence par me dire: «Il n’est pas nécessaire de tout savoir!», Mais petit à petit, ce vieux «mais le Chef est censé tout connaître» s’introduit. La fin de l’année est un bon moment pour se rappeler nous-mêmes que nous sommes responsables de nous assurer que les bonnes personnes ont les réponses, mais cela ne signifie pas que ce doit être nous. En fait, si je sais tout ce qui se passe dans mon projet, je pourrais très bien marcher sur les pieds. Un Chef de projet mature et confiant sait à quel point il doit être efficace mais non indulgent. Je dois juste me rappeler de temps en temps être un Chef de projet mature et confiant. Pour être juste, je ne fais ce métier que depuis 15 ans!

4- Les réunions virtuelles ne sont pas toujours efficaces

Quand j’ai commencé à travailler à distance, je mettais beaucoup l’accent sur les réunions. Je m’inquiéterais de ce qui se passait à l’arrière-plan de mon bureau, dans la mesure où je penserais à cela au lieu des interactions de la réunion elle-même. D’où vient cette tasse d’eau? Cette chemise a-t-elle l’air trop décontractée?

Je n’ai jamais voulu que quelqu’un sente que je travaille ailleurs que dans un bureau, parce que ce n’était pas professionnel. J’ai l’impression que 2018 est l’année où les choses ont radicalement changé. Les gens pourraient enfin se sentir plus à l’aise en faisant savoir qu’ils travaillent autrement.

Mais le changement a en quelque sorte touché le centre et passé à l’autre côté – je commence à voir des choses discutables qui, je suppose, sont censées être cool maintenant que nous sommes plus détendus pour les réunions à distance. J’ai officieusement gardé la trace de ce que j’avais vu au cours de réunions: chats, masques africains, lits (tellement de lits: lits faits, lits non fabriqués, grosses têtes de lit, pas de tête de lit… autant de lits), salons encombrés, enfants, autres adultes, chiens, télévisions allumées. Ne vous y trompez pas: je suis reconnaissant que les réunions à distance soient moins rigides et que les gens acceptent mieux le mode de vie à distance. Mais j’ai le sentiment qu’en 2019, nous devrons essayer de revenir au centre. Chats? Oui! Masques africains? D’accord! Des lits? Non, non. Jamais.

5- On ne peut pas compter sur un outil pour réussir un projet.

En tant que Chef de projet indépendant, je jongle souvent avec beaucoup de choses en même temps, pas simplement dans un seul projet, mais parfois entre mes clients ET les clients de mes clients et a multitude d’outils et processus de mes clients. Différents outils de gestion de la performance peuvent faire les choses de façons très différentes, mais comme nous le savons tous, il n’existe pas un seul outil pour les gérer tous.

Il peut être tentant de laisser l’outil effectuer un élément clé du projet, par exemple rappeler à l’équipe une date limite, laisser Slack gérer les relevés, vous avertir quand une date est manquée, signaler qu’un budget risque de dépasser, etc. Aussi tentant soit-il, j’ai appris cette année que vous ne pouvez pas le faire. Bien sûr, vous pouvez laisser les outils faire beaucoup de choses, et c’est pourquoi ils existent. Mais aucun d’entre eux ne l’a fait. J’ai eu ce problème à l’esprit lorsque j’ai laissé Harvest, un outil de suivi du temps et de budgétisation, gérer les budgets. Ils risquaient d’aller de côté, mais les courriels envoyés par Harvest n’allaient pas dans ma boîte de réception. Ils allaient dans un onglet Promotions de Gmail. Qui a déjà regardé l’onglet promotions? Le budget a donc été dépassé et je devais en répondre. Je devais faire face à la question, “Alors, vous n’avez pas vérifié … vous avez juste demandé à Harvest de le gérer?”

Il est important de prévoir du temps pour les éléments auxquels vous devez vraiment prêter attention dans vos projets. Laissez mon échec être votre récit édifiant.

Et en 2019?

Au final, 2018 est l’une des années sur lesquelles je veux plus revenir. Il y avait beaucoup de bonnes choses, mais aussi beaucoup de choses moins bonnes. Cela fait du bien de savoir que j’ai commencé une nouvelle page en 2019, mais je dois prendre considération des leçons de l’année dernière – l’année difficile que j’ai passé jettera les bases de bonnes choses pour l’année à venir!

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février 26, 2019

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